Leiritoimisto

Leiritoimistoarkea Ilvekseltä 2013

Keskeinen mutta, ehkä kuitenkin hiukan tuntematon: Leiritoimisto

Nyt kun Ilves19 on jo ihan nurkan takana, on hyvä avata, mitä kaikkea leiriltä löytyy. Yritän siis parhaani mukaan avartaa hiukan leiritoimiston maailmaa, sekä kerron hiukan toimiston kumppanuuksista.

Kaikilla on varmasti jokin mielikuva leiritoimistosta ja toisaalta se on kuitenkin hiukan epämääräinen osa-alue. Ei huolta, minullekin on tässä projektin edetessä tullut paljon uusia asioita eteen, joita toimistopäällikön roolissa joudun miettimään ja ottamaan kantaa. 

Faktaa toimistosta

Tiimimme koostuu viidestä työnjohdollisia tehtäviä hoitavasta henkilöstä (toimistopäällikkö, toimistomestari, rekisterimestari, toimistokymppi ja löytötavaramestari), lisäksemme tiimissä ahertaa 12 tekijää, jotka ovat vaeltajia ja aikuisia. Tämän lisäksi tiimissämme vierailee parin päivän pesteissä samoajia yhteensä 17kpl.

Mitäkö me sitten teemme ja mistä meidät löytää? Toimimme pääleirisuoran toimisto- ja myyntikolmiossa mm. infopisteenä, josta parhaamme mukaan vastaamme kiperiin ja vähemmän kiperiin kysymyksiin koskien oikeastaan melkein mitä vain. Lisäksi meidän löytötavarapuoli hoitaa leiriltä löytyneiden löytötavaroiden päätymistä takaisin omistajilleen. Leiriin saapuva ja leiriltä lähtevä posti kulkee toimiston kautta – lisäksi hoidamme myös työkkärin pistettä yhteistyössä pestipäällikön kanssa. Toimimme tiiviissä yhteistyössä leirin aikana viestinnän ja markkinoinnin tiimien kanssa, sekä toimistoteltassa majailevan palvelukeskuksen kanssa. Nämä siis vain muutaman mainitakseni, todellisuudessa teemme yhteistyötä koko leiriorganisaation kanssa. Teoriassa ja käytännössä siis pitäisi olla kartalla vähän kaikesta.

Ennen leiriä leiritoimisto on hoitanut suunnittelun ja kokoukset lähes kokonaan pelkästään sähköisesti mm. skypen välityksellä. 

”Hakosalo on johtava kuntaorganisaatioiden asiakasratkaisujen toimittaja.”

Hoidamme leirirekisteriä, jonka nimi on Lokki, tämä on Hakosalo Software Oy:n käsialaa. Rekisterissä on siis jokainen leirille osallistuja ja lyhykäisyydessään hoidamme sisään- ja uloskirjaukset, väliaikaiset poistumiset jne. Toki tämä Lokki leirirekisterijärjestelmä mahdollistaa paljon muutakin mm. ajoneuvokirjaukset, päiväkirjat, kalenterin jne. Olen äärimmäisen tyytyväinen ja iloinen, että saimme Hakosalon kumppaniksemme, koska nyt työskentelymme rekisterin parissa on helppoa ja saamme leirin aikana tarvittaessa tukea Hakosalon suunnalta. 

“Tietokoneet suuren leirin tarpeisiin ALSO:lta”

Toinen erittäin merkittävä leiritoimiston kumppani on ALSO, jonka kautta saamme leirille kannettavat tietokoneet. Ilman näitä koneita työskentely olisi haastavampaa, kun hyvin suuri osa toimistotyöskentelystä keskittyy erilaisiin excel-taulukoihin ja muihin tietokonejärjestelmiin. Toimivat koneet takaavat sujuvan työskentelyn ja luovat vakaan pohjan leiritoimistolle, joka pystyy tarpeen vaatiessa palvelemaan jopa 5000 leiriläistä. 

Oliko vielä jotain muuta?

Ennen leiriä toimisto on hoitanut koko leiriorganisaation toimistotarvikkeiden tarpeen kartoituksen ja tilauksen ja tällä tavoin avustanut hankinnan valtaisaa työtaakkaa. Luonnollisesti myös kartoitimme leirin tulostustarpeita. Leirillä meillä on toki kunnolliset monitoimi-/kopiolaitteet ja iso kasa paperia, joten kyllä, saamme myös metsän keskellä hoidettua tulosteet ja kopiot. 

Leiritoimistolla meidän tulee varautua vesisateisiin, helteisiin, hyttysiin, hetkittäisiin ruuhkiin toimiston tiskillä, mutta pahin riski lienee silti kahvin loppuminen.. 😀 Miettiessämme leirinsuunnitteluvaiheessa erilaisia riskejä heitti resurssijohtaja vitsin, että toimiston riskeihin kuuluu kopiokoneen värikasetin loppuminen. Kyllä, totta tuokin ja myös nuo alussa luetellut, mutta oikeasti ja hetken vakavasti puhuen, niin mielestäni yksi isoja varautumisemme kohtia on tietosuoja. Nyt GDPR-aikaa eläessämme meidänkin täytyy leirillä ottaa huomioon, että pystymme takaamaan riittävän tietosuojan. Älä siis ole yhtään ihmeissäsi, jos päädyt pienimuotoiseen kuulusteluun rekisterimestarin tai toimistopäällikön taholta tullessasi pyytämään listaa tai muuta, jossa on henkilötietoja. Otamme vain tietosuojan vakavasti, jotta te voitte leireillä huolehtimatta siitä, että tietonne leviää tahoille, joille ne eivät kuulu. 

Leiritoimistolle voit tulla asioimaan matalalla kynnyksellä minkä vain asian tiimoilta, osaamme varmasti auttaa eteenpäin! Ja vaikkei asiaa varsinaisesti olisikaan, niin aina saa tulla morjestamaan ja kertomaan vaikka kuinka hieno päivä on ollut.

Aurinkoisin leiriterveisin,

Joachim Pippingsköld/ Leiritoimistopäällikkö